Senior Back Office Manager - varese - Occlutech

    Occlutech
    Occlutech varese

    1 settimana fa

    Descrizione

    About Occlutech

    Occlutech is a leading specialist provider of minimally invasive cardiac devices, with a mission to improve the quality of life for people with heart conditions. The vision is to become a global leading specialist provider in cardiac devices, addressing congenital heart defects, stroke prevention, and heart failure. Occlutech has a broad and proven portfolio, based on proprietary technology, and over 200 patents with more than 190,000 products sold. The company markets and sells its products in 80 countries and has approximately 300 employees.

    We are now looking for a Senior Back Office Manager, Milan-based, on-site full time, to strengthen our Italian organization at the next possible date.

    About the Role

    Reporting directly to the Country Sales Manager Italy, the Senior Back Office Manager plays a central role in ensuring operational, administrative and customer-facing excellence within the Italian market. This role is particularly suited for candidates with proven experience in medical devices and a deep understanding of tendering processes within the hospital environment.

    Your Responsibilities

    In this role you will be accountable for:

    • Managing tenders and public procurement processes, including preparation of technical & administrative documentation, submissions, clarifications and follow-up activities within the medical device sector
    • Overseeing day-to-day back office operations, including customer service, order processing, invoicing, logistics coordination and financial administration
    • Supporting Sales with consignment & trunk stock management, device tracking and customer agreements to minimize expired products
    • Managing contracts including consignment agreements, bonus schemes, tenders/GPOs, speaker engagements, sponsorships and marketing activities
    • Coordinating suppliers, service providers and external partners, ensuring compliance with local requirements
    • Managing travel bookings, congress preparation, internal meetings and customer workshops
    • Handling office administration, documentation systems, internal reporting and archiving
    • Acting as the operational interface between Italy and HQ functions (Finance, Customer Service, Logistics, Marketing)

    We are looking for someone who

    • Has 5+ years of experience in a similar Back Office role within the medical device industry
    • Has solid knowledge of tenders, hospital procurement and back office procedures
    • Has experience in administration, finance tools and customer service processes
    • Is located in Milan (or within commuting distance)
    • Is fluent in Italian and English
    • Is structured, detail-focused, reliable and enjoys cross-functional collaboration
    • Has strong problem-solving capabilities and sense of accountability
    • Works on-site full time from our Milan office

    Our Benefits

    • Competitive compensation package
    • Secure position in an innovative medical device company
    • International environment with direct exposure to HQ and leadership
    • Opportunity to take ownership of a strategic market function
    • Comprehensive onboarding and structured learning support

    Ready to Apply?

    To apply, please submit your application directly via LinkedIn.

    Applications submitted in Italian or English will be equally evaluated.

    We look forward to receiving your application.

  • Office & Hospitality Manager

    1 settimana fa

    Solo per membri registrati Albiolo, Lombardy

    L' · Office & Hospitality Manager · avrà la responsabilità di coordinare l'efficienza operativa dell'ufficio e curare l'accoglienza di ospiti e partner, garantendo standard elevati. · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan

    Gestire le operazioni quotidiane dell'ufficio garantendo un funzionamento fluido ed efficiente. · Accoglienza clienti e visitatori al front office · ...

  • Office Manager

    14 ore fa

    Solo per membri registrati Milan

    Se busca un Office Manager con experiencia previa en un rol similar por al menos 5-7 años. · ...

  • Office manager

    1 settimana fa

    Solo per membri registrati Milan, Lombardy Tempo parziale

    Somministratore amministrativo part-time per importante boutique finanziaria a Milano Centro. · ...

  • Office Manager

    4 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan

    Si requiere una figura de OFFICE MANAGER con experiencia que gestione la sede italiana y coordine un equipo. · ...

  • Office manager

    1 settimana fa

    Solo per membri registrati Milan Tempo parziale

    Per importante boutique finanziaria, siamo alla ricerca di un profilo da inserire come office manager amministrativa. · Sede: Milano Centro. · Gestione dell'ufficio e coordinamento delle attività operative quotidiane;Accoglienza clienti, fornitori e ospiti; · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan

    Say What busca un Office Manager part time para su sede en Milano. La tarea principal es apoyar las actividades diarias del departamento administrativoCapacidades organizativas excelentes · Apropiado al uso práctico e flexible. · ...

  • Office Manager

    1 settimana fa

    Solo per membri registrati Milan

    Siamo alla ricerca di una persona come Office Manager. La risorsa sarà responsabile della gestione operativa relativa integrata e alle operazioni dell'ufficio. · Supervisione dell'ufficio: gestire e coordinare le attività quotidiane. · Gestione dei fornitori: negoziare e mantener ...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan

    Se busca Office Manager para gestionar las actividades diarias del ufficio en un entorno financiero. · Gestión operativa quotidiana dell'ufficio, inclusi spazi, dotazioni, materiali e servizi generali · Coordinamento e negoziazione con fornitori esterni (pulizie, manutenzione, IT ...

  • Office Manager

    4 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan, Lombardy

    La empresa busca un Office Manager con experiencia en la gestión administrativa de sedes italianas. · ...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan

    A&B Business Center sta cercando un office manager per accogliere clienti nelle sue sedi a Milano. · accoglienza e supporto operativo alla Clientela; · gestione posta elettronica, telefonate, smistamento posta e pacchi; · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan

    Se buscan un Office Manager & Executive Assistant para una societ´ · privada de Private Equity. El candidato debe tener al menos 5 años de experiencia en un rol similar. · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan

    Nell'ambito di una prestigiosa realtà operante nel settore finanziario con sede principale a Londra, · si è alla ricerca di un Office Manager che garantisca l'efficienza operativa del nuovo ufficio milanese. · Inserimento in ambiente stimolante, internazionale e in forte crescita ...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan

    L'AZIENDA · E Ventures è un'azienda dinamica e innovativa del settore musicale. · Siamo alla ricerca di un* Office Manager per i nostri uffici di Milano. · Gestione Ufficio · Sarai il punto di riferimento per garantire un ambiente di lavoro ordinato, · accogliente e funzionale, · ...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Solo per membri registrati Milan A tempo pieno

    La risorsa sarà inserita con il ruolo di Office Manager all'interno di un affermato Studio Legale boutique situato in centro a Milano. · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan, Lombardy

    Un gerente de oficina debe gestionar las operaciones diarias del lugar garantizando un funcionamiento fluido y eficiente. · Fluente conocimiento de la lengua inglesa. · Experiencia en roles administrativos. · ...

  • Office Manager

    1 settimana fa

    Solo per membri registrati Milan, Lombardy

    Necesitamos una persona para el cargo de · Office Manager. Su principal tarea será gestionar los asuntos operativos relacionados con el ufficio e informar al personal sobre su estado. · Necesita tener experiencia previa en oficina y ser capaz de anticiparse a las necesidades del ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan, Lombardy

    Chaberton Professionals busca un Office Manager & Executive Assistant para una sustitución maternidad de un año en Milán. El candidato debe tener al menos 5 años de experiencia en un rol similar y excelente conocimiento de MS Office. · ...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Solo per membri registrati Milano

    + La risorsa sarà inserita con il ruolo di Office Manager all'interno di un affermato Studio Legale boutique situato in centro a Milano. · +gestione della corrispondenza e del centralino · coordinamento e organizzazione delle sale riunioni · pianificazione e gestione agende · ...

  • Office Manager

    3 settimane fa

    Solo per membri registrati Milano

    MAB Arquitectura busca un Office manager para gestionar tareas administrativas y operativas. · Gestiona el día a día del equipo. · Supervisa la gestión de recursos humanos. · ...

  • Office Manager

    1 mese fa

    Solo per membri registrati Milan

    Chaberton Professionals sta cercando un Office Manager per una società di consulenza societaria, fiscale e contabile. · Diploma di Ragioneria o equipollente (preferibile). · Necessaria una precedente esperienza presso studio di commercialista di almeno 3/5 anni (preferibile) o pr ...

Lavori
>
Varese