Senior Back Office Manager - pavia - Occlutech

    Occlutech
    Occlutech pavia

    1 giorno fa

    Descrizione

    About Occlutech

    Occlutech is a leading specialist provider of minimally invasive cardiac devices, with a mission to improve the quality of life for people with heart conditions. The vision is to become a global leading specialist provider in cardiac devices, addressing congenital heart defects, stroke prevention, and heart failure. Occlutech has a broad and proven portfolio, based on proprietary technology, and over 200 patents with more than 190,000 products sold. The company markets and sells its products in 80 countries and has approximately 300 employees.

    We are now looking for a Senior Back Office Manager, Milan-based, on-site full time, to strengthen our Italian organization at the next possible date.

    About the Role

    Reporting directly to the Country Sales Manager Italy, the Senior Back Office Manager plays a central role in ensuring operational, administrative and customer-facing excellence within the Italian market. This role is particularly suited for candidates with proven experience in medical devices and a deep understanding of tendering processes within the hospital environment.

    Your Responsibilities

    In this role you will be accountable for:

    • Managing tenders and public procurement processes, including preparation of technical & administrative documentation, submissions, clarifications and follow-up activities within the medical device sector
    • Overseeing day-to-day back office operations, including customer service, order processing, invoicing, logistics coordination and financial administration
    • Supporting Sales with consignment & trunk stock management, device tracking and customer agreements to minimize expired products
    • Managing contracts including consignment agreements, bonus schemes, tenders/GPOs, speaker engagements, sponsorships and marketing activities
    • Coordinating suppliers, service providers and external partners, ensuring compliance with local requirements
    • Managing travel bookings, congress preparation, internal meetings and customer workshops
    • Handling office administration, documentation systems, internal reporting and archiving
    • Acting as the operational interface between Italy and HQ functions (Finance, Customer Service, Logistics, Marketing)

    We are looking for someone who

    • Has 5+ years of experience in a similar Back Office role within the medical device industry
    • Has solid knowledge of tenders, hospital procurement and back office procedures
    • Has experience in administration, finance tools and customer service processes
    • Is located in Milan (or within commuting distance)
    • Is fluent in Italian and English
    • Is structured, detail-focused, reliable and enjoys cross-functional collaboration
    • Has strong problem-solving capabilities and sense of accountability
    • Works on-site full time from our Milan office

    Our Benefits

    • Competitive compensation package
    • Secure position in an innovative medical device company
    • International environment with direct exposure to HQ and leadership
    • Opportunity to take ownership of a strategic market function
    • Comprehensive onboarding and structured learning support

    Ready to Apply?

    To apply, please submit your application directly via LinkedIn.

    Applications submitted in Italian or English will be equally evaluated.

    We look forward to receiving your application.

  • Lavorare in azienda

    Office manager

    Solo per membri registrati

    Per importante boutique finanziaria, siamo alla ricerca di un profilo da inserire come office manager amministrativa. · Sede: Milano Centro. · Gestione dell'ufficio e coordinamento delle attività operative quotidiane;Accoglienza clienti, fornitori e ospiti; · ...

    Milan Tempo parziale

    1 settimana fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

    Solo per membri registrati

    Gestire le operazioni quotidiane dell'ufficio garantendo un funzionamento fluido ed efficiente. · Accoglienza clienti e visitatori al front office · ...

    Milan

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

    Solo per membri registrati

    Se buscan un Office Manager & Executive Assistant para una societ´ · privada de Private Equity. El candidato debe tener al menos 5 años de experiencia en un rol similar. · ...

    Milan

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Say What busca un Office Manager part time para su sede en Milano. La tarea principal es apoyar las actividades diarias del departamento administrativoCapacidades organizativas excelentes · Apropiado al uso práctico e flexible. · ...

    Milan

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Si requiere una figura de OFFICE MANAGER con experiencia que gestione la sede italiana y coordine un equipo. · ...

    Milan

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Nell'ambito di una prestigiosa realtà operante nel settore finanziario con sede principale a Londra, · si è alla ricerca di un Office Manager che garantisca l'efficienza operativa del nuovo ufficio milanese. · Inserimento in ambiente stimolante, internazionale e in forte crescita ...

    Milan

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

    Solo per membri registrati

    Se busca un Office Manager con experiencia previa en un rol similar por al menos 5-7 años. · ...

    Milan

    5 giorni fa

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    Office Manager

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    Azienda dinamica e in forte crescita con sede a Segrate. · ...

    Segrate

    1 settimana fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    La risorsa sarà inserita con il ruolo di Office Manager all'interno di un affermato Studio Legale boutique situato in centro a Milano. · ...

    Milan A tempo pieno

    3 settimane fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    L'AZIENDA · E Ventures è un'azienda dinamica e innovativa del settore musicale. · Siamo alla ricerca di un* Office Manager per i nostri uffici di Milano. · Gestione Ufficio · Sarai il punto di riferimento per garantire un ambiente di lavoro ordinato, · accogliente e funzionale, · ...

    Milan

    3 settimane fa

  • Lavorare in azienda

    Office manager

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    Somministratore amministrativo part-time per importante boutique finanziaria a Milano Centro. · ...

    Milan, Lombardy Tempo parziale

    1 settimana fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Siamo alla ricerca di una persona come Office Manager. La risorsa sarà responsabile della gestione operativa relativa integrata e alle operazioni dell'ufficio. · Supervisione dell'ufficio: gestire e coordinare le attività quotidiane. · Gestione dei fornitori: negoziare e mantener ...

    Milan

    2 settimane fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Chaberton Professionals busca un Office Manager & Executive Assistant para una sustitución maternidad de un año en Milán. El candidato debe tener al menos 5 años de experiencia en un rol similar y excelente conocimiento de MS Office. · ...

    Milan, Lombardy

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

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    d-fine è una società di consulenza europea con oltre 1.500 dipendenti e undici uffici in sette paesi. · Ci concentriamo su temi quantitativi e sullo sviluppo di soluzioni tecnologiche sostenibili. · Il successo di d-fine è dovuto ai molti anni di esperienza sul campo e ad un team ...

    Milan

    4 giorni fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Azienda dinamica e in forte crescita con sede a Segrate, operante nel settore scientifico/tecnologico, ricerca una figura di Office Manager da inserire nel proprio organico. · ...

    Segrate, Lombardy

    1 settimana fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Un gerente de oficina debe gestionar las operaciones diarias del lugar garantizando un funcionamiento fluido y eficiente. · Fluente conocimiento de la lengua inglesa. · Experiencia en roles administrativos. · ...

    Milan, Lombardy

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    Se busca Office Manager para gestionar las actividades diarias del ufficio en un entorno financiero. · Gestión operativa quotidiana dell'ufficio, inclusi spazi, dotazioni, materiali e servizi generali · Coordinamento e negoziazione con fornitori esterni (pulizie, manutenzione, IT ...

    Milan

    3 settimane fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    A&B Business Center sta cercando un office manager per accogliere clienti nelle sue sedi a Milano. · accoglienza e supporto operativo alla Clientela; · gestione posta elettronica, telefonate, smistamento posta e pacchi; · ...

    Milan

    3 settimane fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

    Solo per membri registrati

    Chaberton Professionals busca un Office Manager en Milán. · Gestión de agendas y organización de reuniones; · ...

    Milan, Lombardy

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

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    La empresa busca un Office Manager con experiencia en la gestión administrativa de sedes italianas. · ...

    Milan, Lombardy

    1 mese fa

  • Lavorare in azienda

    Office Manager

    Solo per membri registrati

    Necesitamos una persona para el cargo de · Office Manager. Su principal tarea será gestionar los asuntos operativos relacionados con el ufficio e informar al personal sobre su estado. · Necesita tener experiencia previa en oficina y ser capaz de anticiparse a las necesidades del ...

    Milan, Lombardy

    2 settimane fa

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