Assistente Amministrativ Grant e Progetti – Part Time 50% - Roma, Italia - Greenpeace ONLUS

Descrizione

Posizione: Assistente Amministrativ* Grant e Progetti – Part Time 50%
Luogo di lavoro: Roma, via della Cordonata n.7, 00187
Dipartimento: Organizzazione e Sviluppo
Riferisce a: Direttrice Organizzazione e Sviluppo
Rif: AAGP_04/2024
Scadenza del reclutamento: 24 aprile 2024
Inizio previsto: Maggio 2024

Greenpeace è un'associazione indipendente e non accetta fondi da enti pubblici, aziende o partiti politici. Greenpeace è un'associazione nonviolenta e chi lavora per Greenpeace riconosce l'importanza dell'attivismo e della pratica della nonviolenza per denunciare problemi ambientali e promuovere alternative per un futuro verde e di pace.

SINTESI DELLE CARATTERISTICHE DELLA POSIZIONE

L'Assistente Amministrativ* Grant e Progetti riporta alla Direttrice e Organizzazione e Sviluppo e supporta il team Finance e la Philanthropy Manager nell'elaborazione di rapporti, controllo della contrattualistica, due diligence, oltre ad interagire con i team di programma nell'elaborazione di progetti supportandoli nella redazione di proposte, budget e presentazione proposte. Opera nella donor's compliance, assicurando la corretta gestione amministrativa e rendicontazione dei programmi e progetti finanziati da donatori istituzionali e contribuendo al raggiungimento degli obiettivi definiti dall'organizzazione in fase di programmazione economica – finanziaria annuale e pluriennale.

PRINCIPALI RESPONSABILITA'

Sotto la supervisione e il coordinamento della Dir. Dipartimento Organizzazione e Sviluppo, l'Assistente Amministrativ* Grant e Progetti, nelle varie fasi qui dettagliate, assiste i diversi team, come segue:

Area Compliance e Gestione amministrativa e finanziaria dei progetti:

• Avvio progetto:
  1. Verifica il contratto e gli annexes con l'Ente Finanziatore
  2. Supporta la Philanthropy Manager e l'Area Programmi nell'elaborazione di Accordi di Partenariato con Partners nazionali e internazionali e/ o altre entità riconosciute da Greenpeace Italia
  3. Su indicazione della Philanthropy Manager, predispone, gli strumenti per la gestione finanziaria e la rendicontazione del progetto
• Gestione e Monitoraggio
  1. Supporta e assiste i team di programma per una corretta implementazione dei programmi, in accordo con le linee guida dei donatori in termini di implementazione budget, eleggibilità dei costi, rendicontazione ed audit.
  2. Tiene scadenzario aggiornato della reportistica e delle richieste dei donatori in base agli accordi stipulati
  3. Assiste i team di programma nella preparazione di eventuali varianti per la parte di budget assicurando il raccordo con eventuali partner e la verifica di congruità delle modifiche
  4. Aggiorna e consolida la contabilità dei progetti monitorando l'andamento del budget
• Rendicontazione (Intermedia e Finale) e Audit:
  1. In accordo con le indicazioni dell'unità finance, elabora la Rendicontazione Finanziaria Intermedia e Finale, sulla base di quanto predisposto dalla contabilità, verificandone la documentazione a supporto, predisponendo le tabelle richieste secondo i formati ed i requisiti del donatore o del capofila;
  2. Se richiesto dal contratto, provvede alla preparazione della documentazione per l'audit e si interfaccia con il revisore esterno;
  3. Si occupa della trasmissione al donatore o capofila della rendicontazione finanziaria e di programma richiesta, ed assicura la corretta archiviazione elettronica della documentazione amministrativa dei progetti affidati.

Area Supporto al Controllo di Gestione:

• Budgeting Pluriennale ed Annuale e Monitoraggio Trimestrali:
  1. Assiste i team di programma nell'elaborazione dei budget delle nuove proposte di programma, promuovendo e assicurando in particolare l'aderenza alle linee guida del donatore (compliance) e il rispetto degli standard interni.
  2. Elabora trimestralmente report sull'andamento dei singoli progetti, segnalando ai responsabili eventuali scostamenti riscontrati rispetto ai budget di riferimento (budget forecast & follow up) e di non copertura dei cofinanziamenti
• Chiusura di bilancio: dietro il coordinamento dell'Head of Finance, assicura la verifica dei progetti in gestione, prepara la scheda di riconciliazione dei dati economico-finanziari (contabilità generale/reportistica), segnala eventuali problematiche riscontrate e assiste la contabilità nelle scritture di chiusura da effettuare.
• Nuove proposte progettuali: assiste gli estensori di progetto nella verifica della correttezza del budget secondo le linee guida del donatore.

Area supporto amministrativo:

• Assiste l'Head of Finance, nella rendicontazione del 5×1000 al Ministero delle Politiche Sociali e segue i relativi adempimenti amministrativi
• Assiste nel controllo legale di ordini, offerte e contratti
• Assiste nella gestione delle coperture assicurative per l'Associazione
• Supporta l'amministrazione nei pagamenti (fornitori, stipendi, partite intercompany, tasse etc)

RELAZIONI PRINCIPALI CON ALTRE CARICHE E/O GRUPPI DELL'ORGANIZZAZIONE

• Con l'unità Finance, per la rendicontazione dei progetti e nella gestione della contabilità a questi collegata.
• Con la Philantropy Manager nella elaborazione gestione degli Accordi di Partenariato.
• Con i team di programma per l'elaborazione di nuove proposte di progetto e la gestione delle attività di budgeting e rendicontazione collegate ai progetti.

PROFILO

FORMAZIONE:

• Laurea in discipline economiche
• Inglese parlato e scritto fluente, una seconda lingua sarà considerata un plus

ESPERIENZA:

• Almeno 3 anni di esperienza – preferibilmente maturata nella gestione amministrativa e finanziaria di progetti e grant.
• comprovata esperienza nelle attività descritte sopra in società o aziende mediamente complesse
• Ottima conoscenza dei comuni supporti informatici per la contabilità, Excel, Word, Power Point.
• Esperienza nel Terzo Settore.

PRINCIPALI COMPETENZE RICHIESTE:

• Capacità di pianificazione e programmazione del lavoro nel rispetto delle scadenze
• Precisione ed accuratezza nei dati forniti
• Capacità di adattarsi ad interlocutori e scenari dinamici
• Ottima capacità di relazione e lavorare in team nazionale e internazionali,e predisposizione ai rapporti interpersonali
• Attitudine proattiva e costruttiva alla gestione dei problemi

ALTRI ASPETTI:

• Impegno verso l'ambiente e la pace e identificazione nei valori dell'organizzazione
• Flessibilità e adattamento ai cambiamenti.
• Disponibilità a viaggiare su territorio nazionale e all'estero

CODICE DI CONDOTTA

Greenpeace promuove un ambiente di lavoro sicuro, sereno e favorevole allo sviluppo delle relazioni interpersonali e sostiene il principio dell'integrità, attraverso una condotta etica e professionale ispirata a valori comuni.

Il nostro Codice di condotta, fondato su valori chiave come la nonviolenza, la fiducia, la professionalità e il rispetto reciproco, stabilisce principi e regole di comportamento che chiediamo di rispettare a chiunque entri a far parte di Greenpeace: membri degli organi di governo, staff, volontar*, persone che lavorano nel Dialogo Diretto, consulenti.

Per questo motivo, prima di candidarti, ti chiediamo di leggere attentamente il nostro Codice di condotta, che puoi trovare a questo link.

UGUAGLIANZA E NON DISCRIMINAZIONE

La diversità rappresenta una risorsa per Greenpeace; pertanto, nessun* deve essere fatt* oggetto di un trattamento meno favorevole per considerazioni legate a etnia, religione o credo, disabilità, stato civile, orientamento sessuale, identità o espressione di genere o responsabilità familiari, né risultare svantaggiat* da condizioni o requisiti imposti ingiustificati.

Premesso che Greenpeace rispetta e tutela le diversità sessuali e di identità di genere, cisgender o transgender, Greenpeace stabilisce un principio di eguaglianza per tutt* le/i lavoratrici/lavorator*.

PER CANDIDARSI

Sono pregat* di candidarsi solo coloro che ritengono di possedere i requisiti richiesti per svolgere l'attività sopra descritta.

L'attenzione per la riservatezza, il carattere confidenziale e la protezione dei dati personali di chi si candida alle nostre offerte di lavoro rappresentano un nostro preciso impegno. Nei nostri processi di reclutamento e selezione del personale il trattamento dei dati personali avviene, pertanto, con la massima cura ed in conformità con le normative applicabili in materia di privacy e sicurezza. Per questo, prima di inviare la tua candidatura, è importante che tu prenda visione della nostra privacy policy, che è consultabile a questo link.

La ricerca si intende riferita a persone di qualsiasi identità di genere, cisgender o transgender (anche nel rispetto della L. 903/77). Chi è interessat*, è pregat* di inviare una lettera motivazionale spiegando il perché si vuole venire a lavorare a Greenpeace e cosa ci si aspetta da questo lavoro, allegando il CV contenente un recapito telefonico e l'autorizzazione al trattamento dei dati personali (D. Lsg. 196/2003) all'indirizzo e-mail: citando il riferimento nell'oggetto: RIF. AAGP_04/2024 entro e non oltre il 24 Aprile 2024.

SUNTO DELL'OFFERTA

SEDE DI LAVORO: Roma centro, Via della Cordonata n.7
INQUADRAMENTO: CCNL terziario e servizi a Tempo Determinato di 1 anno, Part Time 50%, con inquadramento contrattuale IV livello CCNL e comunque nel rispetto del DL 12 luglio 2018, n. 87 (convertito con modificazioni in Legge 9 agosto 2018, n. 96), e successive modifiche.
RETRIBUZIONE: commisurata all'esperienza del* candidat* prescelt*.
BENEFIT: ticket restaurant pari a 7€ al giorno presenza.