Office Manager - Milano, Italia - Senso

Senso

Azienda verificata

Milano, Italia

2 settimane fa

Inviato da:

Piero Bianchi

Reclutatore di talenti per beBee

Descrizione

Chi siamo

YouniteStars è una società di investimento che si occupa di immobiliare ed innovazione. Uno dei suoi progetti è Caravaggio 37, residence di oltre 6000mq in zona Certosa in forte riqualificazione che accoglie aziende selezionate con servizi premium e spazi di lavoro innovativi.

Siamo alla ricerca di un Office Manager da integrare nel team che ci possa supportare nelle relazioni esterne e nell'organizzazione interna.

Di cosa ti occuperai?

Come Office Manager presso YouniteStars, sarai la figura chiave nell'accogliere e assistere clienti, corrieri, e partner commerciali di tutte le aziende presenti all'interno della struttura. Le tue responsabilità includeranno:
**Front-Office e Accoglienza**:

- Prioritizzazione delle Comunicazioni: Classificherai e gestirai la corrispondenza in entrata, distinguendo tra comunicazioni urgenti, richieste importanti e corrispondenza generale.
- Accoglienza: Ti assicurerai che i visitatori siano accolti in modo professionale e cordiale.
- Coltivazione relazioni esterne: Creerai e coltiverai le relazioni con partner esterni e fornitori.

**Supporto alle Operazioni**:

- Gestione delle strutture e degli spazi di Coworking: Supervisionerai la manutenzione e le riparazioni della struttura, garantendo che ogni spazio sia sempre ben tenuto e pronto ad accogliere i dipendenti e i visitatori. Garantirai l'osservanza delle normative in materia d'igiene, prevenzione infortuni e di tutte le norme relative alla sicurezza degli immobili, impianti ed attrezzature.
- Supporto amministrativo: Coordinerai le agende in modo efficace, programmando riunioni e appuntamenti, e fornendo eventuale supporto ai dipendenti nelle prenotazioni alberghiere e altre attività correlate.
- Organizzazione eventi: Sarai responsabile della pianificazione e gestione di eventi, workshop e incontri che saranno ospitati all'interno della struttura, selezionando temi rilevanti, gestendo la logística e i fornitori, e facendo sì che ogni attività sia organizzata nei minimi dettagli.
- Documentazione delle operazioni: Manterrai un sistema di archiviazione organizzato e completo con documentazione degli acquisti fatti e previsione di quelli futuri.

**Gestione dei Corrieri e delle Forniture**:

- Logistica dei Pacchi: Gestirai la ricezione, l'elaborazione e la distribuzione dei pacchi in entrata, e l'invio dei pacchi in uscita, coordinandoti con i corrieri per garantire una consegna puntuale e sicura.
- Approvvigionamento delle Forniture: Supervisionerai il rifornimento di materiali di cancelleria, attrezzature per l'ufficio e altre forniture necessarie, gestendo i rapporti con i diversi fornitori e assicurandoti che gli stock siano sempre adeguati.
- Gestione delle Spese: Monitorerai e controllerai le spese legate alle forniture, cercando opportunità per ridurre i costi senza compromettere la qualità dei prodotti e servizi forniti.

Perché salire a bordo?
- Per far parte di un'azienda che fa della diversità un valore e l'inclusione una cultura. Oggi il nostro team conta già talenti provenienti da oltre 9 paesi, sempre in continua espansione.
- Perché siamo in uno spazio di 6000 metri quadri (a Milano, in zona Viale Certosa) che stiamo trasformando in un vero e proprio village d'innovazione.
- Perché sosteniamo le pari opportunità, qualsiasi minoranza, disabilità, identità di genere o orientamento sessuale.

Sei la persona che stiamo cercando?

Siamo alla ricerca sia di profili junior (da pochi mesi fino a 1-2 anni di esperienza), sia di profili mid (2-3 anni di esperienza), sia di profili senior (5+ anni di esperienza) con un'ottima padronanza della lingua inglese (MINIMO LIVELLO C1).

A beneficio del tempo di tutti ti preghiamo di salire a bordo solo se sei in possesso dei requisiti specifici, di una sincera motivazione al ruolo e se abiti a Milano o dintorni.

Qual è l'offerta contrattuale?

Per iniziare, proponiamo sempre un contratto a tempo determinato di 6 mesi (CCNL commercio, full-time, con 13esima e 14esima) con l'obiettivo di conoscerci meglio, che si trasforma poi al termine in un contratto a tempo indeterminato se ci troviamo bene a lavorare insieme.