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    Administrative Assistant Commercial Operations - Milan, Italia - BeiGene

    BeiGene
    BeiGene Milan, Italia

    4 giorni fa

    Default job background
    A tempo pieno
    Descrizione

    BeiGene continues to grow at a rapid pace with challenging and exciting opportunities for experienced professionals. When considering candidates, we look for scientific and business professionals who are highly motivated, collaborative, and most importantly, share our passionate interest in fighting cancer.

    General Description:

    The Administrative Assistant Commercial Operations will be responsible for supporting the Commercial Department in its activities, which includes but is not limited to managing contracts and vendors (collaborating with Finance, Legal and Compliance) in alignment with internal procedures and tools, tracking expenses and their alignment to the assigned budget, scheduling internal meetings, travel coordination, processing incoming and outgoing email, and other responsibilities as assigned. This person will also closely collaborate with local Finance department for monthly accounting accruals and expenses reconciliation support with all budget owners.

    Essential Functions of the job:

  • High degree of initiative and teamwork in communicating with personnel within the office locally, in Europe and with the agencies/consultants the team works with
  • Exercise creativity, initiative and understanding of the business objectives, independently managing systems and applications to prepare communications, budgets track, or other data displays
  • Provide general administrative support to the Commercial team processing contracts with vendors, PRs/POs (including MSA and SoW documentation in collaboration with the required functions)
  • Initiating and managing contract approval flows in Icertis
  • Manage invoices' upload into the systems (Ariba/SAP tool) including validation against quotations, payment processing in collaboration with Finance department
  • Create efficient office procedures, filing systems, reports and record keeping methodologies as needed
  • Continuous and accurate tracking of expenses against assigned Commercial budget, including final reconciliations, monthly checks of open POs and accruals needed
  • Close collaboration with Finance department supporting it with monthly accounting controlling and reporting checks (open POs, accruals, cross-charges, expenses reconciliation) as needed
  • Work with Commercial Operations leaders managing day-by-day team activities including planning and scheduling of business meetings, manage calendar, booking meeting rooms, conference calls,
  • Arrange recurrent and/or complex travel for senior leaders
  • Support the team in scheduling, organizing, and tracking trainings and other meetings
  • Schedule candidate interviews/logistics, both directly and through the relevant search companies and support onboarding in collaboration with the hiring manager and HR
  • Support as needed the commercial team in project management for the organization of educational events, congress presence and implementation of national programs
  • Any other duties as assigned

    • Qualifications:

  • Relevant degree or professional training in business administration. Experience with finance accounting processes is a plus
  • Minimum of 5 years' experience in the role and within the pharmaceutical industry is a must
  • Knowledge of the various pharmaceutical types of contracts (ie sponsorship, donation and grant, service agreement, etc.)
  • Perfect knowledge of main contracts/requisitions/payments processing tools (Ariba, SAP, Icertis)
  • Proven experience in monitoring, controlling of expenses and reporting capability
  • Any knowledge of and previous experience with budget, cost controlling and financial accounting processes and support requirements is a strong plus
  • Extensive experience in efficiently multi-tasking between business partners and priorities
  • Used to work in a dynamic and fast-changing environment
  • Experience in handling highly critical and confidential matters with the highest level of discretion and tenacity
  • Excellent interpersonal, oral and written communication skills
  • Ability to work independently in an ambiguous fast-paced environment with constantly changing priorities and deadlines
  • Strong organizational and communication skills, team-oriented philosophy, and problem-solving skills
  • Demonstrated ability to relate well with all levels of management and peers
  • Contribute to make the Italian affiliate climate more pleasant by fostering an environment of respect and harmony
  • Demonstrated project management skills with the ability to manage multiple projects simultaneously
  • A positive can-do attitude, curiosity and a sense of humor is highly valued
  • Fluent in English written and spoken

    • BeiGene Global Competencies

    When we exhibit our values of Patients First, Collaborative Spirit, Bold Ingenuity and Driving Excellence, through our twelve global competencies below, we help get more affordable medicines to more patients around the world.

  • Fosters Teamwork
  • Provides and Solicits Honest and Actionable Feedback
  • Self-Awareness
  • Acts Inclusively
  • Demonstrates Initiative
  • Entrepreneurial Mindset
  • Continuous Learning
  • Embraces Change
  • Results-Oriented
  • Analytical Thinking/Data Analysis
  • Financial Excellence
  • Communicates with Clarity
  • Alexion Pharmaceuticals,Inc.

    Commercial Operations and Digital Head

    3 giorni fa

    Alexion Pharmaceuticals,Inc. Milano, Italia

    Location: Milan, Italy · Job reference: R-189948 · Date posted: 01/22/2024 · **This is what you will do**: · The Commercial Operations and Digital Head will be leading people and processes to drive Business Analytics, Systems, Data, Training, Market Research, Digital, Diagnostics ...

  • ENI

    Junior Lng Commercial Operations

    1 settimana fa

    ENI San Donato Milanese, Italia

    JUNIOR LNG COMMERCIAL OPERATIONS (IRC225418) · DATA DI APERTURA-DATA DI CHIUSURA: 08/04/2024-22/04/2024 · SEDI DI LAVORO:European Union-Italia-Milano-SAN DONATO MILANESE · FAMIGLIA PROFESSIONALE: PORTFOLIO MANAGEMENT · Locale | Junior | Residential · In Eni siamo alla ricerca di ...

  • NOKIA

    Head of Ond Commercial Operations

    1 settimana fa

    NOKIA Vimercate, Italia

    **Come create the technology that helps the world act together** · Nokia is committed to innovation and technology leadership across mobile, fixed and cloud networks. Your career here will have a positive impact on people's lives and will help us build the capabilities needed for ...

  • AXL Spa - Agenzia per il lavoro

    Back Office Specialist Appartenente Alle Categorie

    4 giorni fa

    AXL Spa - Agenzia per il lavoro Milano, Italia

    AxL SpA - Business Unit di job diversity - seleziona per azienda cliente settore moda lusso: · **UN/A BACK OFFICE SPECIALIST APPARTENENTE ALLE CATEGORIE PROTETTE ART1 L68/99** · La risorsa sarà inserita all'interno del team commercial operations dovrà supportare il team buying, f ...

  • Oliver James Associates

    Business Analysis Manager

    1 settimana fa

    Oliver James Associates Milano, Italia

    Per importante cliente, leader nel mondo dell'Energia Rinnovabile, ricerchiamo una figura di: · **BUSINESS ANALYSIS MANAGER - Energy/Utilities** · Nella Funzione di Business Analysis & Process Innovation, coordinerai le attività del Team di Business Analysis nello studio delle di ...

  • HR SOLUTIONS & RESULTS

    Operations Manager

    1 giorno fa

    HR SOLUTIONS & RESULTS Milano, Italia

    Per importante Azienda automobilistica, nell'ambito di un progetto innovativo, dedicato al settore Usato, ricerchiamo · **Posizione**: · **Operations Manager**: · A diretto riporto del Direttore della Business Unit Usato, avrà la responsabilità di: · Analisi di benchmark · - tren ...

  • HR SOLUTIONS & RESULTS

    Used Cars Operations Manager

    1 settimana fa

    HR SOLUTIONS & RESULTS Milano, Italia

    Per importante Azienda automobilistica, nell'ambito di un progetto innovativo, dedicato al settore Usato, ricerchiamo · **Posizione**: · **Operations Manager**: · A diretto riporto del Direttore della Business Unit Usato, avrà la responsabilità di: · Analisi di benchmark · - tren ...

  • HR SOLUTIONS & RESULTS

    Used Car Operations Manager

    1 settimana fa

    HR SOLUTIONS & RESULTS Milano, Italia

    Per importante Azienda automobilistica, nell'ambito di un progetto innovativo, dedicato al settore Usato, ricerchiamo · **Posizione**: · **Operations Manager**: · A diretto riporto del Direttore della Business Unit Usato, avrà la responsabilità di: · Analisi di benchmark · - tren ...

  • Human Value

    Scientific & Commercial Training Advisor/field

    25 minuti fa

    Human Value Milano, Italia

    Per una primaria realtà multinazionale operante in ambito farmaceutico, leader nel suo settore di riferimento, stiamo ricercando un/a · - **_Scientific & Commercial Training advisor/Field Trainer_** · Sede: Milano, con frequenti spostamenti sul territorio nazionale**Il Ruolo**: · ...

  • noicompriamoauto

    Impiegato Supporto Commerciale milano cat. Protette

    32 minuti fa

    noicompriamoauto Milano, Italia

    dell'azienda · Descrizione del lavoro · La risorsa entrerà a far parte del team Remarketing Operations e si occuperà di dare supporto ai processi commerciali B2B. · Qualifiche · **Cosa farai**: · - Controllo documentale ed esecuzione dei processi secondo standard prestabiliti; · ...

  • HUNTERS GROUP

    Inside Sales

    6 giorni fa

    HUNTERS GROUP Milano, Italia

    Per conto di un'importante Energy Company operante a livello mondiale, stiamo cercando una figura dinamica, brillante e desiderosa di mettersi in gioco in un ambiente stimolante ed internazionale. · La figura sarà un Inside Sales e dovrà gestire la clientela retail nel settore ca ...

  • Confidenziale

    Operation Specialist

    37 minuti fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Mansione · Confidenzialespecialty Office ricerca, per Confidenzialeader nel settore degli elettrodomestici, una figura di Back Office Commerciale - Operations Specialist con SAP · Responsabilità · La risorsa che sarà inserita nel team di After Sales, sarà chiamata/- a svolgere le ...

  • STAFF SPA

    Receptionist

    2 giorni fa

    STAFF SPA Milano, Italia

    Staff Spa Agenzia per il Lavoro, divisione Permanent Staffing, seleziona per inserimento diretto con azienda cliente RECEPTIONIST COMMERCIALE. · Attività: · - organizzare e gestire efficacemente gli appuntamenti del Salone; · - accogliere i clienti, ascoltare le loro esigenze e a ...

  • Engineering Industries eXcellence

    Technical Account Manager

    1 settimana fa

    Engineering Industries eXcellence Milano, Italia

    Cosa ti proponiamo? · All'interno della divisione Enterprise nell'area di mercato Industry&Services siamo alla ricerca di una figura di Technical Account Manager. · Quali saranno le tue attività e responsabilità? · - Avrai la responsabilità dei servizi e dei progetti erogati dall ...

  • Confidenziale

    Ristorazione

    5 giorni fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    VICE STORE MANAGER 'LA ESSE ROMAGNOLA' · Per nuova apertura nuovo format di ristorazione commerciale La Esse Romagnola in Milano Tortona,, siamo alla ricerca di 1 STORE MANAGER e 1 VICE STORE MANAGER. · La figura ricercata si occuperà di: · CUSTOMER RELATIONSHIP · cura della cust ...

  • Confidenziale

    Impiegato/a Commerciale

    3 giorni fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Per ConfidenzialeCliente operante nel settore legno · - Artigianato siamo alla ricerca di un/a Impiegato/a Back Office Commerciale. · La risorsa, inserita nel team di Operations, si occuperà di sviluppare la rete clienti dell'Confidenzialee di commercializzarne i prodotti ad altr ...

  • UNIPOL GRUPPO

    Operations Junior Welbee

    1 settimana fa

    UNIPOL GRUPPO Milano, Italia

    Welbee il nuovo Welfare Provider del Gruppo Unipol, la soluzione adatta a qualsiasi azienda grazie al suo approccio multidisciplinare, all'ampiezza delle soluzioni e alla modularità del portale è alla ricerca di: · **OPERATIONS JUNIOR** · Sede di lavoro**:Milano, Via Mirabello 8, ...

  • UNIPOL GRUPPO

    Stage Operations Welfare

    38 minuti fa

    UNIPOL GRUPPO Milano, Italia

    Welbee il nuovo Welfare Provider del Gruppo Unipol, la soluzione adatta a qualsiasi azienda grazie al suo approccio multidisciplinare, all'ampiezza delle soluzioni e alla modularità del portale è alla ricerca di: · **OPERATIONS JUNIOR** · Sede di lavoro**:Milano, Via Mirabello 8, ...

  • Wyser

    Head of Business Development

    1 settimana fa

    Wyser Milano, Italia

    Wyser è il brand globale che si occupa di ricerca e selezione di profili di middle e senior management di Gi Group Holding, la prima multinazionale italiana del lavoro e una tra le principali realtà che offrono servizi e consulenza HR a livello globale. · Per nostro importante cl ...

  • Confidenziale

    Impiegato/a Settore Bancario

    5 giorni fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Per importante Istituto Bancario a Milano (MI), cerchiamo n. 1 · IMPIEGATO/A SETTORE BANCARIO. · La risorsa selezionata sarà inserita nella divisione Credit Operations per attività di back office nell'ambito trade finance. · Lettere di credito: · emissioni, notifiche e modifiche, ...