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    Office Coordinator - Milan, Italia - Ferring Pharmaceuticals

    Ferring Pharmaceuticals
    Ferring Pharmaceuticals Milan, Italia

    1 settimana fa

    Default job background
    A tempo pieno
    Descrizione

    Job Description:

    At Ferring Pharmaceuticals, we help people around the world build families and live better lives. We are entrepreneurial and innovative, with a global team focused on scientific advances in the areas of reproductive and women's health, gastroenterology, and urology.

    is all about working together and sharing ideas, so that we can bring science to life for patients around the world.

    Our Commercial teams collaborate as trusted partners with patient groups, clinicians, policy makers and the scientific community to identify and develop new opportunities to help patients. Customer centric, we offer an empowering, entrepreneurial culture – and a place to thrive and grow.

    Ferring+You:

    The Office Coordinator has overall responsibility for the good functioning and general management of the Milán office facility, as well as supporting the HR Team with a variety of employee related matters.

    Your day at Ferring:

  • Ensure realization of office management role, plans and objectives with the given resources permitting staff to work effectively and in due time, in line with defined goals and standards.
  • Office Management: Ensure office staff has sufficient equipment, furniture, stationery etc. to permit them to work effectively. General administration duties e.g. issue and record PO's, maintain handbooks. Ensure that 3rd party service agreements are in place and maintained to ensure minimal down time during repairs.
  • To Define and follow up office/facilities management procedures to ensure max efficiency and quality of service. This includes amongst others: monitor office supplies, inventory, expenditures and handle office contracts. Responsible for Internal Communication relative to Office/Facilities/Internal Administration.
  • Deal with office/facilities/general support vendors, conduct service briefings, analyze proposals, and recommend/procure selected partners.
  • Company Fleet Management.
  • Health & Safety, and Environmental Policy: Ensure that local entity comply with all Ferring Global as well as local policies governing H&S compliance. Complete and submit H&S.
  • General administrative / secretarial duties to Sr. Management such as correspondence, mail processing, filing/ documentation etc. with full discretion.
  • Supervise outsourced reception services as well as support the organization of events, internal and external meetings, conferences, visits from guests, etc.
  • To sort all kind of documents (i.e. correspondence, invoices, etc.) and file them accurately. To keep archives up-to-date. To prepare and submit expense claims. Ensure contracts are uploaded to relevant systems.
  • Management of travel agency and travel booking systems.
  • To make the follow-up of the office budget, resources, and cost. Coordination of costs and reports.

    • HR Support:

  • Works with the site HR Team to ensure that staffing issues are appropriately addressed by providing support on all administrative, recruitment and HR business activities.
  • Perform all administrative tasks regarding the employee life cycle (benefits, permits, documentation and information to payroll and offboarding). In charge of invoicing and PO's creation.
  • Support HR Team in all HR projects as requested, as well as supporting the improvement of HR Processes and policies.
  • Responsible for organizing and coordinating employee onboarding programs.

    • Background & professional experience:

  • Relevant experience in Office Management & HR administration support
  • Knowledge of HR administration processes
  • Fluent in English (written and oral)
  • Excellent skills in MS Office

    • What we offer:

  • Work in a challenging and dynamic environment driven by research and passion for science
  • On-the-job development opportunities and ongoing training through company tools that will allow you to continuously develop your skills in line with business needs
  • Compensation package in line with the relevant market
  • Permanent contract
  • Performance bonus & participation award bonus
  • Flexible benefits
  • Mobility bonus
  • Meal voucher

    • People come first at Ferring:

  • Get inspired from our commitment to advocate for everyone's right to build a family, no matter who you are, where you live or who you love
  • Our inclusive support package – "Building Families at Ferring" provides equal and accessible policies for all employees who wish to start their family journey, ensuring a global standard, irrespective of location and role
  • Parental leave for both birthing and non-birthing parents
  • Extended support on family building journey

    • Making a difference in the life of millions of people means we succeed by working together. Our diverse backgrounds, experiences, expertise, and perspectives enable us to find solutions to even the most challenging problems, and our success is tied to each team member's contributions. Imagine the power of your career when it's Ferring + You.

    Location:

    Ferring Italy
  • In Job S.p.A.

    Receptionist & Office Coordinator

    1 giorno fa

    In Job S.p.A. Milano, Italia

    In Job S.p.A. - Career Center di Milano seleziona, per realtà multinazionale operante nel settore della cosmetica del lusso e del fashion brand, la figura di: · **RECEPTIONIST & OFFICE COORDINATOR** · La risorsa verrà inserita nella postazione di Front-Office ricoprendo un ruolo ...

  • Confidenziale

    Press Office Coordinator con Inglese

    2 giorni fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Presentazione dell' · Per leader nel settore moda maschile di lusso, ricerchiamo: · PRESS OFFICE COORDINATOR CON INGLESE · Descrizione del posto (Mansioni) · La risorsa supporterà l\'Head of PR nella realizzazione degli obiettivi editoriali del marchio, lavorando con le richieste ...

  • Ferring Pharmaceuticals, Inc.

    Office Coordinator

    1 settimana fa

    Ferring Pharmaceuticals, Inc. Milano, Italia

    Job Description: · At Ferring Pharmaceuticals, we help people around the world build families and live better lives. We are entrepreneurial and innovative, with a global team focused on scientific advances in the areas of reproductive and women's health, gastroenterology, and uro ...

  • Sysdig

    Office Coordinator

    2 giorni fa

    Sysdig Milano, Italia

    We value diverse opinions and open dialogue to spur ideas. We believe in working closely together to achieve our goals, and since our launch, we have been flexible with when and where we work. We're an international company that understands how to cultivate a strong culture acros ...

  • Sysdig

    Office Coordinator

    3 giorni fa

    Sysdig Milano, Italia

    We value diverse opinions and open dialogue to spur ideas. We believe in working closely together to achieve our goals, and since our launch, we have been flexible with when and where we work. We're an international company that understands how to cultivate a strong culture acros ...

  • Confidenziale

    Back Office Commerciale Coordinator

    1 settimana fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Per Azienda multinazionale leader nella fornitura di servizi logistici basati sul noleggio di pallet riutilizzabili Principali responsabilit Gestisce gli aspetti commerciali e di presa d'ordineGarantisce la corretta esecuzione di tutte le operazioni amministrative legate alla ges ...

  • Istituto Europeo di Oncologia

    Study Coordinator Clinical Trial Office

    1 settimana fa

    Istituto Europeo di Oncologia Milano, Italia

    L'Istituto Europeo di Oncologia, IRCCS con sede in Milano ricerca di uno Study Coordinator con esperienza di Start Up da inserire nel Clinical Trial Office. · La figura, che riporta al responsabile del servizio dovrà essere di supporto per l'attivazione degli studi clinici sia sp ...

  • Match People srl

    Coordinatore Back Office di Medicina del Lavoro

    1 settimana fa

    Match People srl Milano, Italia

    Match People società di Head Hunting specializzata nella ricerca e selezione di **Personale qualificato di senior e middle management **è attualmente alla ricerca di: · - 1 Coordinatore Back Office di Medicina del Lavoro per innovativa startup con sede a Milano centro, operante n ...

  • Burger King Restaurants Italia S.p.A.

    Office Coordinator

    1 settimana fa

    Burger King Restaurants Italia S.p.A. Assago, Italia

    BURGER KING RESTAURANTS ITALIA, affiliated to the QSRP group, with more than 200 restaurants in Italy, is one of the leading brands of catering in the world. Entrepreneurial and meritocratic, BURGER KING RESTAURANTS ITALIA is a business that never stops. OUR VISION: to be the mos ...

  • Nexus

    Coordinatore Back Office Commerciale

    6 giorni fa

    Nexus Galliate, Italia

    Nexus Cameri ricerca COORDINATORE BACK OFFICE COMMERCIALE per azienda operante nel settore gomma plastica in zona GALLIATE (NO): · Le principali responsabilità sono: · - Gestire gli ordini di clienti e fornitori · - Gestire l'intero ciclo dell'ordine dalla ricezione all'evasione ...

  • Labor Spa

    Coordinatore Back Office Commerciale

    1 settimana fa

    Labor Spa Galliate, Italia

    Per azienda cliente, **Labor S.p.A **filiale di Novara, offre opportunità come **COORDINATORE BACK OFFICE COMMERCIALE** · La risorsa si occuperà di gestire gli ordini sia da cliente che fornitore e dell'intero ciclo dell'ordine: dalla ricezione all'evasione. Si occuperò anche dis ...

  • VHIT S.p.A

    Management Office Coordinator

    6 giorni fa

    VHIT S.p.A Offanengo, Italia

    Company Description · **VHIT S.p.A** (Vacuum & Hydraulic Products Italy) is an Italian company, part of the international group **Weifu High-Technology Group Co., Ltd**, a leading supplier of Original Equipment automotive components in the Asian Market. · **With over 60 years of ...

  • Hotel Principe di Savoia

    Sales Coordinator

    1 settimana fa

    Hotel Principe di Savoia Milano, Italia

    **Descrizione del ruolo** · Il Principe di Savoia, storico e prestigioso hotel di Milano, che fa parte della Dorchester Collection, una delle migliori compagnie di hotel di lusso al mondo, cerca per la propria struttura una figura di Sales Coordinator. · In Dorchester Collection ...

  • Fondazione Mission Bambini

    Junior Project Manager

    3 ore fa

    Fondazione Mission Bambini Milano, Italia

    La Fondazione Mission Bambini ETS sta cercando per la propria sede di Milano una persona da inserire in organico, nel ruolo di Project Manager per l'Ufficio Progetti. · La persona risponderà al Program Coordinator dell'Area Scuole e avrà le seguenti funzioni: · - Coordinamento e ...

  • EMERGENCY ONG Onlus

    Logista- Autista Clinica Mobile

    3 ore fa

    EMERGENCY ONG Onlus Milano, Italia

    Logista - Autista Clinica Mobile · LINGUE RICHIESTE Italiano e inglese · TIPOLOGIA DI CONTRATTO Contratto di collaborazione - retribuito 6 mesi · REQUISITI FONDAMENTALI Patente C ; disponibilità a trasferte su tutto il territorio nazionale · Per facilitare l'accesso alle cure all ...

  • Confidenziale

    Impiegato/a Tecnico

    1 settimana fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    E- Confidenziale. A., di Novara ricerca per importante Confidenzialecliente un/una coordinatore di servizio con recente e pregressa esperienza nel ruolo. · Si richiede ottima conoscenza della · lingua inglese, del paccConfidenziale Office in modo particolare delle applicazioni ed ...

  • Confidenziale

    Coordinatore Contabilità

    1 settimana fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Settore: · Prodotti sanificazione domestico/industriale · Sede: · Milano · Paese: · Italia · Tipo di contratto: · Tempo Indeterminato · Descrizione: · COORDINATORE CONTABILITA' · Per azienda di commercio b2b in forte crescita, stiamo cercando un COORDINATORE CONTABILITA' · La ris ...

  • Gruppo Tempocasa

    Responsabile Back Office

    3 giorni fa

    Gruppo Tempocasa Milano, Italia

    Tempocasa Spa, franchising immobiliare con oltre 680 sedi in Italia, cerca un/a **Responsabile Back office** per il nostro ufficio di **Milano Ippodromo** · Se hai un diploma di maturità, con esperienza pregressa, ottime doti relazionali e sei una persona puntuale, preciso/a ed o ...

  • Confidenziale

    Coordinatore Impresa di Pulizia

    3 ore fa

    Confidenziale Lombardia, Italia

    Confidenziale ricerca per Confidenzialeoperante nel settore delle pulizie il seguente profilo: · COORDINATORE IMPRESA DI PULIZIA Si occuperà: · - Gestione turnistica lavoratori · - Programmazione attività lavorativa · - Interfaccia con i clienti · - Controllo sopralluoghi dei can ...

  • Gruppo Tempocasa

    Responsabile Back Office

    1 settimana fa

    Gruppo Tempocasa Milano, Italia

    Tempocasa Spa, franchising immobiliare con oltre 620 sedi in Italia, cerca un/a · **Responsabile Back office** per il nostro ufficio di · **Milano** · Se hai un diploma di maturità, con esperienza pregressa, ottime doti relazionali e sei una persona puntuale, preciso/a ed organiz ...